31 Abau llein mit Konzeption, Planung, Auf- und Programm geht ein Event nicht über die Bühne. Hinter jeder großen oder regelmäßigen Veranstaltung verbirgt sich eine komplexe Logistikkette. Und in der Regel können weder Organisatoren noch Event-Agenturen all die Aufgaben stemmen. Wer stellt das Stand- oder Bühnenbau- material oder das Equipment bereit? Wer sorgt dafür, dass alles Just-in-Time und in der richtigen Größenordnung und Reihenfolge vor Ort gelangt? Die Lücke zwischen Konzeptidee und Startschuss, Abbau und Einlagerung schließen Exper- Ein Beispiel. Seit rund 12 Jahren unter- stützen wir die Firma Nestlé Deutschland AG bei ihren Handelsmessen. Dies sind rund 75 Veranstaltungen pro Jahr, auf denen wir etwa 150 Einzelstände mit Stand- größen zwischen sechs und 100 Quadrat- metern beliefern. Roundabout also 2.500 Arbeit für einen Stand beginnt rund drei bis vier Wochen vor Messebeginn. LOGISTIKABLÄUFE Generell sieht ein solcher Ablauf zum Beispiel wie folgt aus: mal angenommen die Messe läuft vom 10. bis 13. Mai. Etwa vier Wochen vor dem Messetermin erhal- ten wir die Messeanforderung des Kunden. Beispiel für Logistik-Abläufe Wir prüfen die Verfügbarkeiten des Mate - rials und prüfen die Bestellung sicher heits- halber auf Plausibilität. Anhand des be- stellten Materials erstellen wir mit unserer eigenen 3D-Visualisierungssoftware einen 3D-Standplan, den wir dem Kunden zu- sammen mit der Auftragsbestätigung zukommen lassen. Sollte das gewünschte Equipment nicht verfügbar sein, prüfen wir Alternativen aus dem Kundenbestand (Anmerkung: Das komplette Messeequipment für die Nestlé Deutschland AG lagert zentral bei uns in Kelsterbach.), alter nativ bieten wir passendes aus unserem eigenen Miet- equip mentbestand. Schon um den 5. bis 7. Mai herum wird das benötigte Equip- ment bei uns im Lager kommis sioniert. LETZTE HANDGRIFFE 8. bis 10. Mai: Ein bis drei Tage vor Messe- beginn erhalten unsere Fahrzeuge und Monteure Zutritt zu den Messehallen. Mehr Zeit geben die Messeplatzbetreiber den Ausstellern selten, denn die Hallen sollen mit so vielen Veranstaltungen wie möglich pro Jahr ausgelastet werden. Modulare Messe-Standbausysteme ermög- lichen so kurze Aufbauzeiten. Unsere Mon teure erstellen den Stand im vorgegebenen Zeitrahmen inklusive Aufbau und Inbetriebnahme von Ma- schinen, Möbeln und Marketing-Tools. letzte Hand angelegt. Ist die Veranstaltung vorbei, haben wir meist nur ein bis zwei Tage Zeit zum Abbau, bei kleineren Stän- den oftmals auch nur wenige Stunden. Um material/-Equipment wieder bei uns ein. Wir sorgen für die Reinigung und Einla- gerung sowie die Inventur und Bestands- führung von Equipment und Ware (etwa Verbrauchsmate rialien wie Becher, aber auch Kekse und Zuckersticks). Falls nötig, führen wir Reparaturen am Equipment in unserer eigenen Schreinerei durch, so dass alles wieder einsatzbereit ist für den nächsten Auftrag. 2.000 AUFTRÄGE PRO JAHR Unsere Kompetenz im Bereich der Event- logistik hat sich durch langjährige und bestehende Partnerschaften mit Groß- kunden seit 1998 entwickelt und wird stetig weiterentwickelt und optimiert. Das ermöglicht es uns, für unsere Kunden deutschlandweit etwa 2.000 Eventlogistik- aufträge pro Jahr zu betreuen und durch- zuführen. Für manche nutzen wir die Synergien unserer Unternehmensgruppe: auf grö- ßere Stückzahlen an Mobiliar zugreifen und zusätzlich auch Porzellan, Glas, Besteck sowie Service- und Küchenausstattung anbieten. Bei Bedarf bekommen Kunden alles aus einer Hand und das bequem dort- hin gebracht und aufgebaut, wo Messe oder Neue Firmierung unter APLEONA Seit Oktober 2016 firmiert das ehe- malige Bilfinger-Segment Building and Facility unter der neuen Marke APLEONA. Bilfinger HSG Event Services ist Teil der neuen APLEONA- Gruppe und steht seinen Kunden zunächst noch unter dem bekannten Firmennamen zu Verfügung. Gastbeitrag von Holger Schumann, Prokurist und Leiter Eventmanagement bei Bilfinger HSG Event Services, Kelsterbach Holger Schumann, Leiter Eventmanagement bei Bilfinger HSG Event Services