14 IM BRENNPUNKT Kosten, Unterhaltung, Fortbildung Was ist auf B2B-Events erlaubt? Keine Geschenke oder Vorteilsangebote, kein Freizeitcharakter, keine Kostenübernahme für Begleitpersonen und engste Kostenrahmen für Mahlzeiten. Als der so genannte Pharma-Kodex herauskam, galten erstmals generelle Einschränkungen für Firmenevents. Inzwischen sind viele der Compliancevorschriften Standard und Richtlinie für größere Betriebe. Doch bei ihrer Auslegung stehen die Planer oft im Regen und sagen Veranstaltungen sogar ab, obwohl sie den Richtlinien entsprechen würden. Das eventlocations magazin wollte wissen, wie sich Events und Locations compliancegerecht gestalten lassen. VON DER COMPLIANCE-PFLICHT ZUR KUNDEN-KÜR Viele Veranstalter, die unser Waldhotel Heiligenhaus buchen, unterliegen Reiserichtlinien. Als Tagungs- und Konferenz hotel und Mitglied der Ringhotels-Gruppe erfüllen wir die meisten Vorgaben. Das Hotel verfügt über zehn Konferenzräume für zwei bis 70 Personen, zwei Foyers mit Möglichkeiten zur Pro- duktpräsentation, 86 Komfortzimmer sowie einen Wellness- und Fitnessbereich. Wir haben uns vor allem auf Events wie Seminare oder Personalfortbildungen spezialisiert. Teambuilding ist ein weiteres Thema: Aktivitäten wie Bogen- schießen oder Geocaching gehören zu den beliebtesten Rahmen- programmen. Und aufgrund unserer ländlichen Lage gehen die Teilnehmer selten aus. Sie bleiben gerne auch abends gesellig zusammen, etwa an der Bar. Unter allen Reiserichtlinien enthält der Pharma-Kodex die strengsten Vorgaben. Er ist aber bei weitem nicht das einzige Beispiel. Oft dürfen bestimmte Preise für Räume, Mahlzeiten oder Getränke nicht überschritten werden. Die Reisestellen sind Licht eher für Fortbildungen als für Happenings zu erwarten. SICHERHEITSVORSCHRIFTEN WIE IM UNTERNEHMEN Oft kommen Sicherheitsrichtlinien zum Tragen. Zum Beispiel bei Energieversorgern. Sie legen für ihre Eventlocation die gleichen Maßgaben an, die auch im Unternehmen gelten. So überprü fen sie Einrichtungen wie Fluchtplan, Lage von Feuer- löschern, Vorhandensein von Rauchmeldern oder Markierung von Fluchtwegen. Unser Haus erfüllt diese Anforderungs pro- - nehmen der Mineralölbranche gebucht. - lichen Hand. Sie tagen üblicherweise nur in Häusern, in denen werden. Auch diese Compliance-Richtlinien sind für uns kein Problem. Eine andere Frage ist, wie eine Location auf individuelle Anforderungen von Veranstaltern eingeht, die sich und ihre Marke repräsentieren möchten. Wir möblieren zum Beispiel die Konferenzräume über Miet- möbelanbieter gern auch als Lounge- oder Clubräume. Ein- mal haben wir einen kom- pletten Veranstaltungsraum in der Firmenfarbe des Kunden dekoriert. Kurzum: Unser Haus erfüllt nicht nur Com pliance, sondern auch Kundenwünsche. Rainer Schulte, Direktor des Waldhotels Heiligenhaus Ideal für Tagungen und Kongresse: Waldhotel Heiligenhaus