Compliance-Pharma Im Brennpunkt: Mindestens
15 Kostenfreies Check-Tool Unter www.quickcheck-compliance.com finden Ver- anstalter ein leicht zu bedienendes Tool zum Risiko- Check von Veranstaltungen. Nach einigen Klicks er- scheint das Ergebnis, ob die geplante Veranstaltung compliant ist oder nicht. Bei kritischen Bereichen gibt es per E-Mail kostenlose Tipps zur Veranstaltungs- optimierung. Für viele Unternehmen gelten Compliance-Vorschriften bei Events. Doch sie sind mehr Guidelines als Hürden. Dtungsorganisatoren ie Vereinigung Deutscher Veranstal- e. V. setzt sich für ihre mehr als 500 Mitglieder und die Branche auch bei Compliance-Fragen ein. Sie macht die Richtlinien publik, gibt Handlungsempfehlungen und hat das Ohr dicht am Markt. Das eventlocations magazin sprach mit Kurt Schüller, Schatz- meister, Schriftführer und Compliance- Verantwortlicher des Vereins. Worauf muss ein compliance- gefährdeter Kunde bei der Locationssuche und Planung einer Firmenveranstaltung achten? Besonders auf die Zielgruppe und den Einladungsprozess, auf die Location, die Veranstaltung und die Kostenübernah- men. Wenn ich eine Veranstaltung nur mit Mitarbeitern durchführe, habe ich in der Regel keine Compliance-Probleme, höchs- tens unter steuerlichen Aspekten. Anders, wenn ich externe Personen mit einer beste- henden oder angestrebten wirtschaftli- chen Beziehung oder Amtsträger einlade. Dann sind der Grund für die Einladung, die Programmpunkte, die Sponsoren in- klusive ihrer Leistungen und die zu über- nehmenden Kosten klar zu benennen. Amtsträger sind über den Wert der Veran- staltung und auf eine Dienstherrengeneh- migung hinzuweisen. Welche besonderen Compliance- Vorschriften gibt es? Die Location sollte an keinem touristischen Hotspot liegen und gut erreichbar sein. Eine Zielgruppe etwa aus NRW sollte man sicher nicht zum Münchner Oktoberfest einladen. Ein No-Go ist übermäßiger Luxus etwa, wenn ein Hotel mehr den Spa-Bereich als die Tagungsräume bewirbt. Auch reine Eventlocations, Stadthallen oder ehemalige Fabrikhallen lassen sich sehr gut unter Compliance-Aspekten anfragen. Wie lassen sich Veranstaltung und Location auf Compliance prüfen? Die Wissensvermittlung muss klar im Vordergrund stehen. Faustregel: mindestens 80 Prozent der Veranstaltung haben Fach- oder Firmenbezug. Der Veranstaltungs- ort sollte die An- und Abreise am gleichen muss angemessen sein: kein Essen vom Sterne- koch nach einem 20-Minuten-Vortrag. Mittagessen möglichst nur, wenn am Vor- oder Nachmittag Programm ist. Beson- ders kritisch sind Kostenübernahmen von mitreisenden Partnern. Es sei denn, ein Teilnehmer wird zum Beispiel bei einer Abendveranstaltung besonders geehrt. Da könnte man auch unter Compliance- Aspekten eine Ausnahme machen. Unter welchen Voraussetzungen ist eine Freizeitcharakter- Eventlocation etwa ein Museum compliancefähig? Die Location sollte einen Bezug zur Zielgruppe haben oder förderlich für das Veranstaltungsziel sein. So passt das Gutenberg-Museum in Mainz sehr gut zu einer Veranstaltung der Zeitungsverleger oder eine Special-Eventlocation zu einem Kreativ-Workshop. Wichtig sind mindes- tens 80 Prozent Fachbezug und dass die verbleibende Zeit zu keiner unrechtmäßi- partnern und Lieferanten führt. Wie unterstützt Ihr Verein seine Mitglieder und deren Kunden in Bezug auf die Compliance? Wir haben Veranstaltungsrichtlinien für die Praxis entwickelt. Es wurden echte Fälle mit der freiwilligen Selbstkontrolle der Arzneimittelindustrie durchgespielt. Zudem haben wir das Online-Tool Quickcheck Compliance entwickelt, das Veranstaltungsorganisatoren schnell und einfach Optimierungshinweise gibt. Compliance-Fachmann Kurt Schüller Mindestens 80 Prozent Fachbezug Bild: iStockphoto.com/Warchi